Στην παρούσα παράγραφο γίνεται ανάλυση εισκόμισης γάλακτος από τυροκομεία. Συνήθης ροή εργασίας:
- Εκδίδουμε συγκεντρωτικά δελτία παραλαβής βάσει δρομολογίου (κενό, χωρίς ποσότητες).
- Κάθε οδηγός παραλαμβάνει ένα αντίτυπο και αρχίζει το δρομολόγιο. Σημειώνει στο δελτίο τα κιλά γάλακτος που παραλαμβάνει από κάθε παραγωγό (Αγελαδινό, πρόβειο, γίδινο, ανάλογα με την διαμόρφωση).
- Μετά το πέρας του δρομολογίου καταχωρούνται στο αντίστοιχο δελτίο τα κιλά γάλακτος ανά παραγωγό.
Στο παρόν υποθέτουμε ότι παραλαμβάνουμε γάλα πρόβειο και γάλα γίδινο.
Οι εργασίες που πρέπει να γίνουν είναι οι εξής:
- Δημιουργία των λογαριασμών παραγωγών ή και προμηθευτών
- Δημιουργία κατηγοριών ειδών,
- Δημιουργία λογιστικών χαρακτηρισμών,
- Δημιουργία των ειδών ΦΕΚ,
- Δημιουργία των ειδών γάλακτος,
- Δημιουργία ειδών αγαθών,
- Δημιουργία δρομολογίων συλλογής,
- Δημιουργία ομάδας στηλών δελτίων παραλαβής,
- Δημιουργία των κατάλληλων τύπων κινήσεων ειδών, τύπων κινήσεων λογαριασμών και τύπων παραστατικών αγορών πωλήσεων.
Στις εκκαθαρίσεις των παραγωγών πέραν των ειδών γάλακτος, θα πρέπει να υπολογίζονται και κάποιες επιβαρύνσεις ή κρατήσεις. Έτσι θα πρέπει να δημιουργήσουμε και κάποια είδη ΦΕΚ (Φόρων – Επιβαρύνσεων – Κρατήσεων) που συνοδεύουν τα είδη γάλακτος. Στο τρέχον παράδειγμα υποθέτουμε ότι χρησιμοποιούμε την επιβάρυνση: Κρατήσεις υπέρ ΕΛΟΓΑΚ που θα υπολογίζεται αυτόματα στις εκκαθαρίσεις των παραγωγών.
Δημιουργία των λογαριασμών των παραγωγών
Αρχικώς δημιουργούμε λογαριασμούς για όλους τους παραγωγούς από τους οποίους παραλαμβάνουμε γάλα.
Η εργασία εκτελείται από το μενού: Αρχεία – Λογαριασμοί εμπορικού – Δημιουργία νέου λογαριασμού.
Συμπληρώνουμε όλα τα στοιχεία του παραγωγού που είναι απαραίτητα.
Θα πρέπει να δημιουργήσουμε και ένα επάγγελμα που θα ενταχθούν όλοι οι παραγωγοί. Στο τρέχον παράδειγμα είναι ο κωδικός 9 – Κτηνοτρόφος. Αυτό χρειάζεται για την ορθή εκχώρηση των κρατήσεων ΕΛΟΓΑΚ. Εάν αγοράζουμε γάλα και από εμπόρους, δεν μπορούμε να χρεώσουμε κρατήσεις και σε αυτούς.
Δημιουργία κατηγοριών ειδών
Μεταβαίνουμε στον επιλογέα κατηγοριών ειδών (Βοηθητικά – Πίνακες – Πίνακες ειδών – Κατηγορίες ειδών στο πλαίσιο Πίνακας).
Κατηγορία είδους: 1 – Γάλα
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 1 |
| Περιγραφή | Γάλα |
Όλα τα είδη γάλακτος ως πρώτες ύλες θα πρέπει να ανήκουν σε αυτήν την κατηγορία.
Κατηγορία είδους: 102 – Κρατήσεις ΕΛΟΓ
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 102 |
| Περιγραφή | Κρατήσεις ΕΛΟΓ |
Στην κατηγορία αυτήν εντάσσονται οι κρατήσεις.
Δημιουργία λογιστικών χαρακτηρισμών
Για την ορθή μεταφορά στην γενική λογιστική θα πρέπει να δημιουργήσουμε τους αντίστοιχους λογιστικούς χαρακτηρισμούς. Οι λογιστικοί χαρακτηρισμοί χρειάζονται, ώστε να εισάγουμε τους λογαριασμούς γενικής λογιστικής.
Μεταβαίνουμε στον επιλογέα λογιστικών χαρακτηρισμών (Βοηθητικά – Πίνακες – Πίνακες ειδών – Λογιστικοί χαρακτηρισμοί στο πλαίσιο Πίνακας).
Λογιστικός χαρακτηρισμός: 31 – Πρώτες ύλες
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 31 |
| Περιγραφή | Πρώτες ύλες |
| Επιλογή προθεμάτων | Σταθερό πρόθεμα |
| Λογαριασμός αγορών | 24 |
| Λογαριασμός ΦΠΑ αγορών | 54-00-24 |
Λογιστικός χαρακτηρισμός: 212 – Κρατήσεις αγορών
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 212 |
| Περιγραφή | Κρατήσεις αγορών |
| Επιλογή προθεμάτων | Σταθερό πρόθεμα |
| Λογαριασμός αγορών | 54-06-00-000 |
| Λογαριασμός ΦΠΑ αγορών |
Δημιουργία ειδών ΦΕΚ
Δημιουργούμε στην συνέχεια το είδος Κρατήσεις υπέρ ΕΛΟΓΑΚ. Το είδος αυτό δεν χρειάζεται να καταχωρείται από τον χρήστη, αλλά μέσω σωστής παραμετροποίησης θα εκχωρείται από την εφαρμογή όπου απαιτείται.
Είδος: Κρατήσεις ΕΛΟΓΑΚ
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Τύπος είδους | Κρατήσεις αγορών |
| Κωδικός | 99-002 |
| Περιγραφή | Κρατήσεις υπέρ ΕΛΟΓΑΚ 0,25% |
| Κατηγορία ΦΠΑ | 9 – 0% |
| Μονάδα μέτρησης | 1 – Τεμάχιο |
| Λογιστικός χαρακτηρισμός | 212 – Κρατήσεις αγορών |
| Κατηγορία είδους | 102 – Κρατήσεις ΕΛΟΓ |
| Σελίδα Ορισμός ΦΕΚ | |
| Η αξία | Υπολογίζεται με ποσοστό στην καθαρή αξία |
| Ποσοστό | 0,25 |
| Τύποι ειδών | 14 – Πρώτη ύλη |
| Κατηγορίες ειδών | 1 – Γάλα |
| Τύποι λογαριασμών | 11, 15 – Προμηθευτής, Παραγωγός |
| Επαγγέλματα | 9 – Κτηνοτρόφος |
Στα είδη ΦΕΚ, ορίζουμε ως είδη αποδέκτες αυτά που έχουν τύπο 14 (Πρώτη ύλη) και κατηγορία 1 (Γάλα) και ως λογαριασμούς αποδέκτες, αυτούς με τύπο 11, 15 (Προμηθευτής και παραγωγός) και επάγγελμα 9 (Κτηνοτρόφος). Ο ορισμός αυτών χρειάζεται, ώστε να γνωρίζει η εφαρμογή για ποια είδη και για ποιους λογαριασμούς να εισάγει στο παραστατικό τα είδη ΦΕΚ και στην συνέχεια να υπολογίσει τις αξίες αυτών. Θα μπορούσαμε να περιορίσουμε περισσότερο τα είδη και τους λογαριασμούς χρησιμοποιώντας επιπρόσθετα στοιχεία. Για να γίνει κατανοητό, εάν αγοράσουμε κάποιο είδος γάλακτος από κάποιον προμηθευτή ή από κάποιον παραγωγό που στο επάγγελμά του έχουμε ορίσει Έμπορος, τότε η εφαρμογή δεν θα υπολογίσει τις αξίες των αντίστοιχων κρατήσεων.
Δημιουργία ειδών γάλακτος
Εφ’ όσον δημιουργήσαμε τα είδη ΦΕΚ, δημιουργούμε τα είδη γάλακτος στην αποθήκη:
Είδος: Γάλα πρόβειο
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Τύπος είδους | 14 – Πρώτη ύλη |
| Κωδικός | 01-003 |
| Περιγραφή | Γάλα πρόβειο |
| Κατηγορία ΦΠΑ | 32 – 13% |
| Μονάδα μέτρησης | 2 – Κιλό |
| Λογιστικός χαρακτηρισμός | 31 – Πρώτες ύλες |
| Κατηγορία είδους | 1- Γάλα (Απαραίτητη) |
Στην συνέχεια μεταβαίνουμε στην σελίδα Μον. μέτρησης για να εισάγουμε τα αυτόματα είδη ΦΕΚ που ορίσαμε παραπάνω. Επίσης σημειώνουμε το πλαίσιο Δέχεται φόρους – επιβαρύνσεις – κρατήσεις αγορών (ΦΕΚ).
Ο ορισμός των ειδών ΦΕΚ στα είδη θα έχει ως αποτέλεσμα τον αυτόματο υπολογισμό αυτών κατά την συγκέντρωση των δελτίων παραλαβής και τον μετασχηματισμό αυτών σε εκκαθαρίσεις παραγωγών.
Δημιουργία ειδών αγαθών
Δημιουργούμε είδη αγαθών που χρησιμοποιούνται ως ενδιάμεσα για την συγκέντρωση και τον μετασχηματισμό των δελτίων παραλαβής.
Μεταβαίνουμε στον επιλογέα Είδη αγαθών (Βοηθητικά – Πίνακες – Πίνακες αγροτικών προϊόντων – Είδη αγαθών στο πλαίσιο Πίνακας).
Είδος αγαθού: 2 – Γάλα γίδινο
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 2 |
| Περιγραφή | Γάλα γίδινο |
| Κωδικός είδους | 01-002 (Επιλέγουμε το είδος αποθήκης). |
| Τύπος παραγωγού | Παραγωγός γάλακτος |
Είδος αγαθού: 3 – Γάλα πρόβειο
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 3 |
| Περιγραφή | Γάλα πρόβειο |
| Κωδικός είδους | 01-003 (Επιλέγουμε το είδος αποθήκης). |
| Τύπος παραγωγού | Παραγωγός γάλακτος |
Δημιουργία δρομολογίων συλλογής
Κάθε δρομολόγιο περιέχει τους παραγωγούς του αντίστοιχου πραγματικού δρομολογίου.
Μεταβαίνουμε στον επιλογέα Είδη αγαθών (Βοηθητικά – Πίνακες – Πίνακες αγροτικών προϊόντων – Δρομολόγια συλλογής αγαθών στο πλαίσιο Πίνακας):
Δημιουργία ομάδων στηλών δελτίων παραλαβής
Μία ομάδα στηλών δελτίων παραλαβής περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την δημιουργία των στηλών (γάλα πρόβειο, γάλα γίδινο, κλπ.) του δελτίου παραλαβής και για τον μετασχηματισμό των δελτίων σε τιμολόγια αγοράς, εκκαθαρίσεων, κλπ. ανά παραγωγό. Μία ομάδα στηλών δελτίων παραλαβής συνδέεται με πίνακα στην βάση δεδομένων, ο οποίος δημιουργείται από την εφαρμογή με την καταχώρηση της ομάδας. Τα πεδία του πίνακα αυτού αντιστοιχούν στις στήλες της ομάδας.
Παράδειγμα ομάδας στηλών:
Χρειάζονται δύο στήλες για την τήρηση της ποσότητας, μία για το πρόβειο και μία για το γίδινο. Εισάγουμε τα βασικά στοιχεία της ομάδας. Προσοχή! Ο πίνακας να δημιουργηθεί στο τέλος της εισαγωγής όλων των στοιχείων της ομάδας.
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 1 |
| Περιγραφή | Ομάδα γάλακτος |
| Σελίδα Βασικά | |
| Όνομα πίνακα | GalaSylo (Μόνο λατινικοί χαρακτήρες) |
| Τύπος λογαριασμών | Παραγωγός |
| Βάση περιόδων | Μήνας |
| Στήλες ποσότητας ομάδας | 2,3 (Είναι οι στήλες που κρατούν τις ποσότητες γάλακτος) |
| Σελίδα Μετασχηματισμός | |
| Προτεινόμενη έκδοση | Μη εκτελεσμένο |
| Να προτείνεται δημιουργία εγγραφών αποτελεσμάτων | |
| Σελίδα Λοιπά |
Εάν συλλέγουμε και από παραγωγούς που δεν ανήκουν στο ειδικό καθεστώς, θα πρέπει να δημιουργήσουμε και δεύτερη ομάδα.
Στήλες ομάδος
Στην συνέχεια πρέπει να δημιουργήσουμε τις στήλες (πεδία) της ομάδας. Με την μετάβαση στην σελίδα Στήλες, παρατηρούμε ότι η εφαρμογή έχει εισάγει ήδη ένα πεδίο με όνομα AAE, που είναι ο αύξων αριθμός εγγραφής. ΔΕΝ το διαγράφουμε.
Στήλη: Γάλα πρόβειο
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Α/Α στήλης δελτίου | 2 (1 έχει λάβει το πεδίο AAE). |
| Περιγραφή στήλης | Γάλα πρόβειο |
| Τύπος δεδομένων | Ποσότητα 1 (ή Δεκαδικός με αριθμό δεκαδικών π.χ. 2) |
| Τρόπος λήψης δεδομένων | Από τον χρήστη |
| Τρόπος συμπερίληψης | Προστίθεται στην συνολική ποσότητα |
| Δημιουργείται πεδίο στον πίνακα: ΝΑΙ | |
| Όνομα πεδίου | GPP (Μόνο λατινικοί χαρακτήρες) |
| Σελίδα Εμφάνιση | |
| Δημιουργείται στήλη / πλαίσιο: ΝΑΙ | |
| Εμφάνιση στήλης / πλαισίου: ΝΑΙ | |
| Τίτλος στήλης | Γάλα πρόβειο |
| Πλάτος στήλης | 80 |
| Εμφάνιση συνόλων στηλών: ΝΑΙ |
Στήλη: Γάλα γίδινο
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Α/Α στήλης δελτίου | 3 |
| Περιγραφή στήλης | Γάλα γίδινο |
| Τύπος δεδομένων | Ποσότητα 1 (ή Δεκαδικός με αριθμό δεκαδικών π.χ. 2) |
| Τρόπος λήψης δεδομένων | Από τον χρήστη |
| Τρόπος συμπερίληψης | Προστίθεται στην συνολική ποσότητα |
| Δημιουργείται πεδίο στον πίνακα: ΝΑΙ | |
| Όνομα πεδίου | GGP |
| Σελίδα Εμφάνιση | |
| Δημιουργείται στήλη / πλαίσιο: ΝΑΙ | |
| Εμφάνιση στήλης / πλαισίου: ΝΑΙ | |
| Τίτλος στήλης | Γάλα γίδινο |
| Πλάτος στήλης | 80 |
| Εμφάνιση συνόλων στηλών: ΝΑΙ |
Στήλη: Σύνολο γάλακτος
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Α/Α στήλης δελτίου | 4 |
| Περιγραφή στήλης | Σύνολο γάλακτος |
| Τύπος δεδομένων | Ποσότητα 1 (ή Δεκαδικός με αριθμό δεκαδικών π.χ. 2) |
| Τρόπος λήψης δεδομένων | Βάσει έκφρασης υπολογισμού |
| Έκφραση υπολογισμού | G2+G3 (Πρόσθεση των γραμμών 2 και 3) |
| Τρόπος συμπερίληψης | Χωρίς συμπερίληψη |
| Δημιουργείται πεδίο στον πίνακα: ΟΧΙ | |
| Σελίδα Εμφάνιση | |
| Δημιουργείται στήλη / πλαίσιο: ΝΑΙ | |
| Εμφάνιση στήλης / πλαισίου: ΝΑΙ | |
| Τίτλος στήλης | Σύνολο γάλακτος |
| Πλάτος στήλης | 80 |
| Εμφάνιση συνόλων στηλών: ΝΑΙ |
Σελίδα μεταφορά
Στην σελίδα μεταφορά, ορίζουμε τον τρόπο με τον οποίο θα μεταφέρονται τα στοιχεία των δελτίων παραλαβής κατά τον μετασχηματισμό αυτών σε τιμολόγιο.
Επιλέγουμε τα είδη αποθήκης, για τα οποία θα δημιουργούνται κινήσεις αποθήκης, στην συγκεκριμένη περίπτωση, είναι τα είδη γάλα πρόβειο και γάλα γίδινο.
Πεδία μεταφοράς
Ορίζουμε ποιες στήλες της ομάδας δελτίου παραλαβής θα μεταφέρονται στις κινήσεις ειδών, αλλά και στις εγγραφές αποτελεσμάτων δελτίων παραλαβής. Κάθε πεδίο μεταφοράς περιέχει κάποια βασικά στοιχεία για το είδος και τις στήλες μεταφοράς που ορίζουν τι θα αποστέλλεται στις γραμμές των παραστατικών. Παράδειγμα για το πρόβειο γάλα:
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός είδους | 01-003 (Γάλα πρόβειο) |
| Είδος αγαθού | 3 – Γάλα πρόβειο |
Στήλες μεταφοράς
Μεταφερόμενη στήλη: Γάλα πρόβειο
Η στήλη περιέχει πληροφορίες για την μεταφορά της ποσότητας του προβείου γάλακτος:
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Α/Α πεδίου μεταφοράς | 1 |
| Πεδίο αποδοχής | Ποσότητα μονάδος μέτρησης 1 |
| Τρόπος ορισμού στήλης | Τιμή στήλης (Θα μεταφερθεί το περιεχόμενο της στήλης) |
| Μεταφερόμενη στήλη | Γάλα πρόβειο |
| Αριθμός δεκαδικών τιμής | 2 |
| Αθροιστική συνάρτηση | Άθροισμα (Άθροισμα στήλης) |
Μεταφερόμενη στήλη: Καμία
Δημιουργούμε μία επιπλέον στήλη μεταφοράς για την μεταφορά της τιμής αγοράς του γάλακτος:
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Α/Α πεδίου μεταφοράς | 2 |
| Πεδίο αποδοχής | Τιμή μονάδος αρχική |
| Τρόπος ορισμού στήλης | Σταθερή τιμή |
| Μεταφερόμενη στήλη | |
| Αριθμός δεκαδικών τιμής | 4 |
| Σταθερή τιμή | 0,9124 |
| Αθροιστική συνάρτηση | Χωρίς αθροιστική συνάρτηση |
Στην τρέχουσα περίπτωση, ορίσαμε μία σταθερή τιμή αγοράς γάλακτος για όλους τους παραγωγούς (0,9124) που δεν είναι και η καλύτερη περίπτωση. Θα μπορούσαμε στο πλαίσιο Τρόπος ορισμού τιμής να επιλέξουμε μία από τις τιμές Συμφωνηθείσα τιμή μονάδος (Τιμή ανά παραγωγό) ή Τιμή μονάδος κλίμακας παραγωγού (Διαμόρφωση τιμής ανάλογα με την εισκομισθείσα ποσότητα του παραγωγού). Οι τιμές αυτές ορίζονται στα αγαθά παραγωγών (Αρχεία – Αγαθά παραγωγών).
Η ομάδα στηλών δελτίων παραλαβής είναι έτοιμη και μπορεί να καταχωρηθεί και να δημιουργηθεί ο πίνακας στην βάση δεδομενων.
Δημιουργία τύπων παραστατικών αγορών πωλήσεων
Χρειαζόμαστε ένα τύπο για το συγκεντρωτικό δελτίο παραλαβής και έναν τύπο για το τιμολόγιο αγοράς (π.χ. αυτοτιμολόγηση).
Τύπος παραστατικού: Δελτίο παραλαβής ΠΑΡΑΓΩΓΟΙ (Αυτοτιμολόγηση)
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 24 |
| Περιγραφή | Δελτίο παραλαβής ΠΑΡΑΓΩΓΟΙ (Αυτοτιμολόγηση) |
| Σελίδα Βασικά | |
| Τύπος λογαριασμών | Παραγωγός |
| Στάδιο παραστατικού | Δελτίο / Τιμολόγιο |
| Μετασχηματίζεται: ΝΑΙ | |
| Τύπος κίνησης είδους | 124 – Δελτίο παραλαβής από παραγωγό |
| Μετασχηματίζεται σε | 74 |
| Επόμενο παραστατικό | 74 – ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΑΓΟΡΑΣ- ΔΑ ΑΓΡΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ |
| Χρήση παραστατικού | Στα δελτία παραλαβής (Συλλογές) |
| Σελίδα Αγαθά | |
| Προτεινόμενη ομάδα στηλών | 1 – Ομάδα γάλακτος |
| Καταχώριση κενών γραμμών στα συγκεντρωτικά: ΝΑΙ |
Τύπος παραστατικού: Δελτίο παραλαβής ΠΑΡΑΓΩΓΟΙ (Αυτοτιμολόγηση)
| Πλαίσιο | Τιμή πλαισίου |
| Κωδικός | 74 |
| Περιγραφή | ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΑΓΟΡΑΣ- ΔΑ ΑΓΡΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ |
| Σελίδα Βασικά | |
| Τύπος λογαριασμών | Παραγωγός |
| Στάδιο παραστατικού | Τιμολόγιο |
| Μετασχηματίζεται: ΟΧΙ | |
| Τύπος κίνησης είδους | 172 – Αυτοτιμολόγηση – Τιμολόγιο πώλησης |
| Τύπος κίνησης λογαριασμού | 134 – Τιμολόγιο παραλαβής – Αυτοτιμολόγηση |
| Χρήση παραστατικού | Στα κανονικά παραστατικά |
| Σελίδα Λοιπά | |
| Τρόπος υπολογισμού αυτόματων ειδών ΔΕΚ | Αυτόματος υπολογισμός |